Cómo IDOM digitalizó la gestión de mantenimiento con FMINCI
IDOM es una de las consultoras de ingeniería más reconocidas del panorama español. Cuando decidieron profesionalizar la gestión interna de su mantenimiento, Excel y WhatsApp dejaron de ser suficientes. Este es el caso de cómo migraron a FMINCI: el contexto, las decisiones de diseño, las fases del proyecto y los resultados — todo contado con la honestidad que IDOM nos autoriza a publicar.
Quién es IDOM
IDOM es una firma internacional de servicios profesionales en ingeniería, arquitectura y consultoría, fundada en Bilbao en 1957. Hoy opera en más de 45 países, con presencia consolidada en Europa, América, África y Asia. Sus áreas de actividad cubren ingeniería civil, energía, transporte, edificación, industria, telecomunicaciones y consultoría tecnológica para clientes públicos y privados.
En España, IDOM combina sedes corporativas (Bilbao, Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla y otras) con proyectos distribuidos por todo el territorio. Su operación interna de mantenimiento — la que cubre la propia infraestructura corporativa y la gestión de servicios técnicos en algunas de sus instalaciones — exige el mismo nivel de rigor que la propia consultoría que IDOM presta a sus clientes. Esa autoexigencia fue la que les llevó a buscar un GMAO serio.
El reto: Excel y WhatsApp para una operativa profesional
Como en muchas empresas con operativa de mantenimiento extendida, el punto de partida en IDOM era una combinación de hojas de Excel para inventarios y planificación, y WhatsApp para la comunicación con los técnicos. Funcional al principio, insostenible a partir de cierto tamaño.
Los problemas concretos se notaban en varios frentes:
- Información dispersa. Una incidencia podía aparecer mencionada en tres conversaciones de WhatsApp distintas, sin un registro único. Cuando alguien necesitaba consultar el histórico de un activo, había que reconstruirlo por memoria del técnico que lo había atendido.
- Mantenimiento preventivo a discreción. No había un calendario único de mantenimiento preventivo por activo. Cada técnico recordaba (o no) los plazos según experiencia personal. La pérdida de continuidad cuando rotaba personal era real.
- Técnicos en campo sin información estructurada. Los partes de trabajo se cumplimentaban en papel o WhatsApp y luego alguien tenía que pasarlos a Excel. Pérdida de tiempo, errores de transcripción y partes que se extraviaban. No había acceso desde móvil al sistema de gestión.
- Sin reporting fiable. Cualquier informe — incidencias por sede, tiempo medio de resolución, ratio preventivo/correctivo — requería trabajo manual de extracción y consolidación. En la práctica significaba que el reporting se hacía solo cuando alguien lo pedía expresamente.
- Difícil de auditar. La trazabilidad de qué se hizo, cuándo y por quién no estaba garantizada. Para una consultora con su nivel de exigencia interna, esto era un punto débil claro.
El equipo de mantenimiento de IDOM llegó a la conclusión inevitable: el sistema que tenían había alcanzado su techo. Tocaba dar el salto a un GMAO real.
Por qué eligieron FMINCI
IDOM evaluó varias opciones del mercado antes de cerrar la decisión. Los tres factores que inclinaron la balanza hacia FMINCI fueron:
1. Velocidad de implantación. Las alternativas de mayor reconocimiento internacional planteaban implantaciones de 3 a 9 meses. FMINCI ofrecía 6-10 semanas. Para una operación interna que necesitaba resultados visibles antes de fin de ejercicio, la diferencia era determinante.
2. Adaptación a su workflow real. El equipo de mantenimiento de IDOM tenía procesos definidos que funcionaban: la forma de clasificar incidencias, los perfiles de responsables, los flujos de aprobación. La mayoría de GMAO del mercado obligan a encajar esos procesos en plantillas estándar. FMINCI permitía configurar el software para el proceso del cliente, no al revés. Para una empresa con criterio propio sobre cómo trabajar, esto era determinante.
3. Soporte en castellano nativo y equipo local. FMINCI tiene sede en Valencia. Toda la documentación, formación e soporte se hace en horario peninsular, en castellano de España. Sin franjas horarias americanas, sin terminología LATAM, sin soporte por chatbot impersonal en primer nivel. Para el día a día operativo, esto resulta menos llamativo que una marca grande pero mucho más cómodo.
A esto se sumó el encaje cultural: una startup tecnológica española hablando con una consultora de ingeniería española sobre operativa de mantenimiento en España. Lenguaje compartido, referencias compartidas, sentido común compartido.
El proyecto de implantación
El proyecto siguió el cronograma típico de implantación FMINCI, adaptado a las particularidades de IDOM. Cuatro fases en aproximadamente dos meses.
Fase 1 — Análisis y mapeo de procesos (semanas 1-2)
Sesiones de descubrimiento con el equipo de mantenimiento de IDOM para entender los flujos actuales en detalle. Cómo llega una incidencia (canal de entrada, criterios de urgencia), cómo se asigna (responsable, técnico de campo), cómo se cierra (validación, documentación), qué pasa después (facturación si aplica, archivo histórico).
El objetivo de esta fase no era diseñar el “GMAO perfecto” sino entender qué partes del proceso actual de IDOM merecían mantenerse tal cual, qué partes podían profesionalizarse y qué partes nuevas (mantenimiento preventivo sistemático, dashboard en tiempo real) había que incorporar.
Resultado: un mapa claro del estado actual y del estado objetivo, con las decisiones de diseño documentadas y validadas con el equipo de IDOM antes de tocar el sistema.
Fase 2 — Configuración personalizada (semanas 3-5)
Configuración de FMINCI según el mapeo aprobado. Esto incluyó:
- Jerarquía de activos adaptada a las instalaciones de IDOM (sede, planta, zona, equipo).
- Estados de incidencias con la nomenclatura del cliente, incluyendo los flujos de aprobación específicos de IDOM.
- Perfiles de usuario diferenciados: técnicos en campo, responsables operativos, gestores administrativos. Cada perfil con sus permisos y su vista del sistema.
- Calendario de mantenimiento preventivo (PAC, Plan de Acciones de Control) con la frecuencia exigida por cada tipo de activo.
- Campos personalizados específicos del cliente para datos que IDOM necesita capturar y que no son estándar de mercado.
Fase 3 — Migración de datos (semanas 4-6)
La migración fue una fase seria, no un mero copy-paste. Se importaron el inventario de activos, los contratos y las fichas de técnicos desde las hojas de Excel y los sistemas internos de IDOM. Cada lote de datos se validó cruzadamente antes del go-live para garantizar que no se perdía información ni se introducían errores. Los datos históricos relevantes se mantuvieron como histórico de referencia, no como punto de partida operativo.
Fase 4 — Formación y go-live (semanas 7-10)
Formación al equipo en grupos diferenciados según perfil: gestores administrativos en el dashboard y el reporting; técnicos en campo en el acceso desde móvil (PWA) y la captura de partes; responsables operativos en la asignación y el seguimiento de incidencias.
El go-live no fue un evento de un día sino un proceso asistido durante las primeras dos semanas. El equipo FMINCI estuvo disponible para resolver dudas en directo y para hacer ajustes finos sobre el sistema según iba apareciendo el uso real.
Resultados
El cambio cualitativo es el resultado principal — y el que IDOM nos autoriza a publicar. Los números absolutos quedan dentro de IDOM por política de confidencialidad. Lo que sí se puede contar es cómo cambió la operativa.
| Antes | Después con FMINCI |
|---|---|
| Incidencias dispersas en Excel + WhatsApp | Sistema único con trazabilidad completa por activo |
| Mantenimiento preventivo a discreción del técnico | Calendario centralizado con asignación automática |
| Sin acceso digital desde móvil para técnicos en campo | Acceso desde móvil (PWA) con captura de partes y foto |
| Reportes manuales y discontinuos | Dashboard en tiempo real con KPI por sede y técnico |
| Histórico fragmentado por activo | Histórico completo y auditable de cada activo |
| Pérdidas de información en rotación de personal | Conocimiento operativo persistente en el sistema |
El equipo de mantenimiento de IDOM pasó de una operativa reactiva, dependiente de la memoria de personas concretas, a una operativa estructurada con visibilidad de mando y trazabilidad auditable. Las mejoras en tiempo medio de resolución, ratio preventivo/correctivo y volumen de incidencias gestionadas son medibles internamente pero no publicables en esta página.
Lo que aprendimos del proyecto IDOM
Cada proyecto enseña cosas. Lo que IDOM nos ha confirmado y reforzado desde el lado FMINCI:
- La adaptación al workflow real del cliente es el factor que más acelera la adopción. Cuando el técnico ve que el sistema refleja la forma de trabajar que ya conoce, la resistencia al cambio cae a la mitad. Cuando el sistema le pide cambiar todo, la adopción se atasca.
- Los técnicos en campo necesitan el acceso desde móvil funcional desde el día 1, no como añadido posterior. Si la PWA no está pulida cuando arranca el go-live, el equipo vuelve a WhatsApp en una semana. Es uno de los puntos más críticos de la implantación.
- La migración de datos desde Excel es un trabajo serio que merece su propia fase. Subestimar la migración es la primera causa de retrasos en proyectos de GMAO. Hicimos bien en dedicarle dos semanas dedicadas.
- El go-live asistido marca la diferencia entre adopción real y resistencia. Estar disponibles las primeras dos semanas para resolver fricciones en directo evita que pequeñas frustraciones se conviertan en rechazos al sistema.
- El soporte en horario peninsular elimina fricción. No tener que esperar 12 horas a que conteste un soporte transatlántico es una ventaja operativa que se nota cada semana.
Si tu empresa se parece a IDOM
FMINCI encaja especialmente bien cuando una empresa cumple varios de estos criterios:
- Operación de mantenimiento extendida, con varios activos y/o varias sedes que gestionar.
- Equipo técnico en campo que necesita acceder al sistema desde el móvil para capturar partes, idealmente con foto y firma.
- Cansancio de Excel y WhatsApp como sistema principal, con pérdidas de información y reporting manual.
- Necesidad de auditar y dar trazabilidad al mantenimiento preventivo y correctivo.
- Preferencia por implantación rápida (6-10 semanas) frente a proyectos largos.
- Preferencia por soporte local en castellano de España, en horario peninsular.
- Tamaño mid-market (no enterprise multinacional con operación en 30 países, no PYME con menos de 5 técnicos).
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Datos clave del caso (resumen verificable)
- IDOM — Consultora internacional de ingeniería, arquitectura y consultoría fundada en Bilbao en 1957. Presencia en más de 45 países (idom.com).
- Sectores cubiertos por IDOM — Ingeniería civil, energía, transporte, edificación, industria, telecomunicaciones, consultoría tecnológica.
- Punto de partida — Excel para inventario y planificación, WhatsApp para comunicación con técnicos. Información dispersa, mantenimiento preventivo a discreción del técnico, sin reporting fiable.
- Plazo de implantación FMINCI — 6-10 semanas (frente a 3-9 meses planteados por las alternativas internacionales evaluadas).
- Fases del proyecto — (1) Análisis y mapeo de procesos, (2) Configuración personalizada de FMINCI, (3) Migración de datos desde Excel, (4) Formación y go-live asistido.
- Acceso móvil para técnicos en campo — PWA instalable con captura de partes, foto y firma. Versión nativa offline en roadmap.
- Sistema PAC — Plan de Acciones de Control con calendario centralizado de mantenimiento preventivo, asignación automática y trazabilidad por activo.
- Modelo de soporte — Equipo FMINCI en Valencia. Castellano de España, horario peninsular, sin franjas horarias americanas.
- Política de datos publicables — IDOM autoriza este caso a alto nivel sin métricas absolutas (incidencias/mes, MTTR, número de técnicos). Datos detallados disponibles bajo NDA en conversaciones comerciales bilaterales.