Un GMAO para empresas de climatización es el software que sostiene el negocio recurrente de una instaladora y mantenedora HVAC: los contratos, las visitas de preventivo que exige el RITE, el registro de gases fluorados con el carné del técnico y el papel que el cliente paga por recibir. Resuelve el cuello de botella real del sector — el trasiego entre el técnico en campo y la oficina — cerrando el parte, el certificado y la cotización del correctivo en la propia instalación.
FMINCI cubre ese circuito para empresas HVAC españolas que viven de contratos de mantenimiento y para las que el cumplimiento de RITE y F-Gas es parte del servicio, no un trámite.
En corto
- Quién lo usa: planificación genera las visitas; el técnico ejecuta desde el móvil; administración factura y renueva contratos.
- Qué resuelve: preventivo generado solo por contrato, checklist RITE con valores medidos, registro F-Gas por equipo y carné, documento en sitio y cotización del correctivo antes de salir de la instalación.
- Normativa cubierta como calendario: RITE, F-Gas, equipos a presión y PRL.
- Implantación: 6-10 semanas.
- Cómo se compra: demo de 30 minutos y presupuesto cerrado en 48-72 horas.
Casos de uso: qué resuelve un GMAO en una empresa HVAC
| Situación real | Sin GMAO | Con FMINCI |
|---|---|---|
| Toca la revisión anual de una enfriadora bajo contrato | Alguien vigila el vencimiento en un Excel de contratos | Orden generada por el calendario del contrato y asignada al técnico de zona |
| El técnico recarga refrigerante en una instalación | El registro F-Gas se anota en papel y se pasa después | Manipulación registrada en el equipo con gas, cantidad, fecha y número de carné |
| El cliente pide el certificado de la revisión | Se monta en oficina días más tarde | Documento generado al cerrar la visita y guardado junto a la instalación |
| El técnico detecta un compresor al límite en un preventivo | La cotización sale tres días después y la oportunidad muere | Cotización desde el móvil con catálogo, enviada antes de salir de la instalación |
| Urgencia de un cliente sin frío en agosto | Se llama al técnico y se rehace la ruta a mano | La visita se inserta en la ruta del día y se notifica |
| Inspección pide trazabilidad de un equipo | Se buscan partes y hojas de registro por carpetas | Historial por equipo, norma, técnico y periodo, exportable |
| Cierre de mes con contratos de distinto modelo | Se recalcula en Excel qué es cerrado y qué facturable | Cálculo por contrato a partir del trabajo registrado |
El workflow de una empresa HVAC, paso a paso
1. El preventivo se genera solo, por contrato. Cuando se acerca la fecha de la próxima visita de un equipo cubierto, el sistema crea la orden con cliente, instalación, equipos a revisar, frecuencia y técnico habilitado sugerido por zona. Planificación valida o reasigna.
2. El técnico recibe la ruta del día. En el móvil (PWA instalable): visitas en orden geográfico, direcciones, contactos, equipos por instalación y el checklist RITE que corresponde a cada familia — enfriadora, rooftop, fancoil, split, sala de máquinas.
3. Se ejecuta con checklist y valores medidos. Presiones, temperaturas, consumo eléctrico, estado de filtros, estanqueidad, carga de refrigerante. El sistema avisa si un valor sale de rango y obliga a documentar la acción correctiva cuando hay no conformidad.
4. Se registra el gas y se emite el documento. Cada manipulación de fluorados queda con instalación, tipo de gas, cantidad, motivo y técnico con su número de carné. Al cerrar la visita se genera el documento de revisión exportable, firmado por el técnico habilitado, y se entrega al cliente.
5. Si hay correctivo, se cotiza en la instalación. Pieza desgastada, mejora de eficiencia o sustitución recomendada: la cotización sale desde el móvil con el catálogo de precios y llega al cliente antes de que el técnico se marche. Aceptada, se programa y se factura aparte del contrato.
6. Se factura y se rinde cuentas. A fin de mes el sistema calcula según el modelo de cada contrato — cerrado, por visita o mixto — y administración revisa y emite. Una vez al año, el informe de cumplimiento para el cliente: visitas hechas, no conformidades detectadas y resueltas, certificados emitidos y manipulaciones F-Gas registradas.
Normativa aplicable a una empresa HVAC en España
| Norma | Qué obliga | Frecuencia |
|---|---|---|
| RITE — RD 1027/2007 | Instalaciones térmicas: exigencias técnicas, revisión por empresa mantenedora habilitada y certificado de la revisión | Mantenimiento mensual y trimestral por encima de 70 kW, anual por debajo; inspección de eficiencia energética cada 4 años en generadores de más de 70 kW, con la frecuencia final que fije cada comunidad autónoma. |
| F-Gas — Reglamento (UE) 2024/573 y RD 115/2017 | Control de fugas, registro de cada manipulación, carné del técnico (categorías 1 a 4) y comunicación anual de gases | Control de fugas según carga: anual desde 5 t CO2e, semestral desde 50 t CO2e, trimestral desde 500 t CO2e con detección automática |
| Equipos a presión — RD 809/2021 | Depósitos, intercambiadores y equipos certificados: revisiones, libro de equipo y certificados | Según categoría del equipo |
| PRL — Ley 31/1995, RD 1311/2005 y RD 171/2004 | EPI, formación de trabajo en altura, riesgo eléctrico y manipulación de gases, más coordinación de actividades con el cliente | Continuo, auditable en inspección |
| Normativa autonómica | Autorizaciones y comunicaciones que complementan al RITE estatal | Según comunidad autónoma |
Las cifras y obligaciones de F-Gas se han revisado en sucesivas transposiciones: conviene contrastar siempre con la versión vigente. Un GMAO de HVAC tiene que dar de alta estos calendarios por contrato, generar las órdenes cuando tocan, registrar las manipulaciones con los datos exigidos y dejar exportar la trazabilidad por instalación, equipo, norma y periodo.
Qué comprobar al elegir un GMAO para tu empresa HVAC
Criterios que valen para evaluar cualquier herramienta, no solo esta:
| Criterio | Por qué pesa en HVAC | Cómo lo cubre FMINCI |
|---|---|---|
| Contratos como núcleo | El negocio recurrente son los contratos, no los partes sueltos | Contrato con instalaciones, equipos, frecuencia, modelo de precio y renovación |
| Registro F-Gas con carné | Es exigible en inspección y va asociado al técnico | Manipulación con gas, cantidad, motivo, equipo y número de carné |
| Checklist RITE por familia de equipo | Un rooftop y un fancoil no se revisan igual | Checklist configurable por familia, con validación de rango |
| Documento en la instalación | El papel es lo que el cliente paga | Documento de revisión exportable al cerrar la visita |
| Cotización en sitio | Si el correctivo se cotiza días después, se pierde | Cotización desde el móvil con catálogo, enviada al momento |
| Comportamiento sin cobertura | Las salas de máquinas suelen ser sótanos | PWA instalable; offline robusto y app nativa en roadmap |
| Facturación por modelo de contrato | Cerrado, por visita o mixto cambian el cálculo | Cálculo por contrato sobre el trabajo registrado |
Para los rangos de precio del mercado español y el coste total a un año, está desglosado en cuánto cuesta un GMAO en España.
Cuándo FMINCI encaja y cuándo no
Encaja en instaladoras y mantenedoras HVAC con equipos de entre 5 y 50 técnicos y una cartera de contratos de mantenimiento viva, donde RITE y F-Gas son parte estructural del servicio y el técnico necesita cerrar parte, certificado y cotización desde el móvil.
No encaja cuando la prioridad número uno es la optimización avanzada de rutas en un servicio multi-sector — hay software de field service centrado en ese problema que lo cubre mejor —, ni en microempresas de dos o tres técnicos, donde queda sobredimensionado.
Si la gestión de contratos y registros sigue repartida entre varias hojas de cálculo, el salto y sus costes ocultos están analizados en GMAO vs Excel.
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Datos clave de climatización (HVAC) (resumen verificable)
- RITE (RD 1027/2007) — Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios: exigencias técnicas y administrativas, datos del certificado que emite la empresa mantenedora habilitada y frecuencias según potencia instalada: mantenimiento mensual y trimestral por encima de 70 kW y anual por debajo, más la inspección de eficiencia energética cada 4 años en generadores de más de 70 kW, con la frecuencia final que fije cada comunidad autónoma.
- F-Gas (Reglamento (UE) 2024/573 y RD 115/2017) — Gases fluorados. El Reglamento (UE) 2024/573 se aplica desde el 11 de marzo de 2024 y sustituye al (UE) 517/2014; los umbrales de control de fugas se mantienen. Obliga a: control de fugas, registro de manipulaciones (instalación, recarga, recuperación, control de fugas, desinstalación), certificación del técnico con carné de categoría 1 a 4 y comunicación anual de gases manipulados.
- Frecuencias F-Gas de control de fugas — Desde 5 toneladas de CO2 equivalente, control anual; desde 50 t CO2e, semestral; desde 500 t CO2e, trimestral con sistema de detección automática de fugas. Contrastar con la transposición vigente.
- RD 809/2021 — Equipos a presión: revisiones obligatorias, libro de equipo y certificados. En HVAC aplica a depósitos, intercambiadores y otros equipos certificados.
- Ley 31/1995 (PRL), RD 1311/2005 y RD 171/2004 — EPI, formación para trabajo en altura, riesgo eléctrico y manipulación de gases, exposición a vibraciones mecánicas y coordinación de actividades empresariales con el cliente final.
- Capacidades FMINCI para HVAC — Contratos con instalaciones, equipos, frecuencia de preventivo, modelo de facturación (cerrado, por visita o mixto) y duración; PWA con ruta del día y checklist RITE configurable por familia de equipo; registro F-Gas con instalación, tipo de gas, cantidad y número de carné del técnico; cotización en sitio del correctivo detectado; documento de revisión exportable en PDF.
- Plazo de implantación — 6-10 semanas.
- Encaje ideal — Instaladoras y mantenedoras HVAC con equipos de 5 a 50 técnicos y cartera de contratos de mantenimiento, con RITE y F-Gas como parte estructural del servicio.
- Lo que FMINCI no cubre hoy — App nativa con offline robusto para salas de máquinas sin cobertura (hoy PWA instalable). Generación automática de la comunicación anual F-Gas al regulador (se evalúa caso a caso). Optimización avanzada de rutas como criterio principal. Microempresas de dos o tres técnicos.