Un GMAO para facility management es el software con el que una empresa de FM gestiona el mantenimiento que le compra otro: cada cliente con su contrato, sus sedes, sus ANS y su forma de facturar. Resuelve lo que un GMAO industrial no modela — multi-cliente con datos aislados, SLA por contrato, cadena de subcontratación e informe mensual al cliente final — y evita el Excel paralelo que aparece en cuanto pasas de cinco clientes.
FMINCI cubre ese circuito completo para empresas de FM españolas que operan con técnicos propios y subcontratas: desde que el usuario del cliente da el parte hasta que la certificación mensual queda lista para emitir.
En corto
- Quién lo usa: el usuario del cliente final da el parte; el CAU o centro de control despacha; el técnico o la subcontrata ejecuta; la dirección certifica y mide.
- Qué resuelve: datos aislados por cliente, ANS medidos solos, parte firmado en campo como prueba de servicio y certificación por modelo de contrato.
- Servicios que cubre: hard services (clima, PCI, eléctrico, ascensores, fontanería) y la parte de incidencia de los soft services.
- Implantación: 6-10 semanas.
- Cómo se compra: demo de 30 minutos y presupuesto cerrado en 48-72 horas.
Casos de uso: qué resuelve un GMAO en una empresa de FM
| Situación real | Sin GMAO adecuado | Con FMINCI |
|---|---|---|
| Tienes 12 clientes y cada uno pide su informe mensual | Alguien de oficina dedica días a montarlos a mano | Informe por cliente generado y enviado en PDF, con su portal |
| El cliente reclama que un correctivo se salió de ANS | Se discute de memoria o buscando correos | Contador por parte desde el alta, con respuesta y resolución medidas contra lo pactado |
| Un mismo trabajo lo puede hacer técnico propio, subcontrata fija o proveedor puntual | El coste real por contrato se pierde | Asignación a los tres tipos de actor, con coste y ANS trazados en los tres |
| Contrato mixto: preventivo cerrado y correctivo facturable | El financiero recalcula en Excel a fin de mes | El sistema separa lo cubierto de lo facturable y deja la certificación lista |
| Auditoría ISO 41001 o del propio cliente | Se reconstruye la trazabilidad a posteriori | Registro de partes, ANS, subcontratas e indicadores exportables |
| Entra un cliente nuevo con 15 sedes | Se replica la estructura a mano y se mezcla con lo existente | Entorno propio con sus sedes, activos, técnicos y matriz de ANS |
| El técnico cierra un parte y el cliente dice que no se hizo | Sin prueba, se repite el trabajo | Firma del responsable en el dispositivo, con foto y materiales |
El workflow de una empresa de FM, paso a paso
1. El parte entra por donde está el usuario. Un empleado de oficina, un encargado de tienda o un responsable de planta abre la incidencia desde el portal del cliente, el móvil (PWA instalable) o WhatsApp con bot, con foto, ubicación (sede, planta, área) y categoría preliminar. Cada cliente ve solo lo suyo.
2. El CAU despacha y aplica el ANS del contrato. El centro de control revisa, corrige la categoría si hace falta y el sistema aplica el ANS que corresponde a ese cliente y esa tipología. El contador arranca ahí, no cuando alguien se acuerda.
3. Se asigna al actor correcto. El sistema propone técnico interno, subcontrata recurrente o proveedor puntual según zona, especialidad y disponibilidad. Al interno le llega al móvil; a la subcontrata recurrente, la orden de trabajo por su canal; el proveedor puntual queda en cola para asignación manual.
4. Se ejecuta y se firma en campo. El técnico abre el parte desde el móvil, interviene, documenta con fotos, registra materiales y recoge la firma del responsable del cliente en el propio dispositivo. Esa firma es la prueba de servicio prestado que sostiene la certificación y la auditoría.
5. Se cierra con validación del cliente. El responsable valida desde el dispositivo del técnico o desde su portal. Si no valida, el sistema lo recuerda solo a las 48 horas en lugar de dejarlo muerto.
6. Se certifica según el modelo de contrato. Precio cerrado, horas y materiales, mixto o por niveles de servicio: el sistema calcula lo que toca a partir del trabajo registrado. A fin de mes se revisa y se emite, no se recalcula desde cero.
7. Se reporta al cliente y a la dirección. Cada cliente recibe su informe mensual: partes por tipología, tiempo medio de respuesta y resolución, cumplimiento de ANS por categoría, preventivo ejecutado y coste. La dirección del FM ve la cartera entera en un panel: qué contratos van sanos y cuáles se están comiendo el margen.
Normativa que hereda una empresa de FM en España
Cuando el FM asume una instalación en el contrato, hereda su calendario legal. Lo que más pesa:
| Norma | Qué obliga | Frecuencia |
|---|---|---|
| ISO 41001:2018 | Sistema de gestión de FM: procesos documentados, medición de calidad y auditoría. No es obligatoria por ley, pero aparece como requisito en adjudicaciones | Auditoría de certificación y seguimiento |
| RD 486/1997 | Condiciones de los lugares de trabajo: iluminación, temperatura, ventilación, vías de evacuación, servicios higiénicos | Continuo; las incidencias que lo afectan son prioritarias por marco legal |
| RITE — RD 1027/2007 | Instalaciones térmicas: climatización, ACS y ventilación en los contratos que las cubren | Mantenimiento mensual y trimestral por encima de 70 kW, anual por debajo; inspección de eficiencia energética cada 4 años en generadores de más de 70 kW, con la frecuencia final que fije cada comunidad autónoma. |
| RIPCI — RD 513/2017 | Protección contra incendios: detección, BIE, extintores, alumbrado de emergencia | Trimestral, semestral y anual según equipo |
| RD 1215/1997 | Equipos de trabajo: revisión y mantenimiento de los que se usan en la sede | Según equipo y uso |
| RD 656/2017 | Almacenamiento de productos químicos, cuando el contrato incluye sedes industriales | Según instalación |
| RD 171/2004 (CAE) | Coordinación de actividades empresariales: documentación de cada subcontrata que entra en la sede del cliente | Por cada empresa y trabajo |
El GMAO tiene que dar de alta esos calendarios como preventivo planificado, generar la orden cuando toca y guardar el certificado firmado por técnico habilitado. Si no, aparece el Excel paralelo “para no perder las revisiones legales”, que es justo el problema que venía a resolver.
Qué comprobar al elegir un GMAO de facility management
Criterios que valen para evaluar cualquier herramienta, no solo esta:
| Criterio | Por qué pesa en FM | Cómo lo cubre FMINCI |
|---|---|---|
| Multi-cliente real | Sin aislamiento acabas con un Excel por cliente y riesgo de mezclar datos | Entorno por cliente con sedes, activos, técnicos y ANS propios |
| ANS por contrato y tipología | Es lo que se reclama y lo que se penaliza | Matriz por contrato, con horario diferenciado y escalado automático |
| Cadena de subcontratación | El FM rara vez ejecuta todo con personal propio | Interno, subcontrata recurrente y proveedor puntual, con coste y ANS en los tres |
| Prueba de servicio | Sin firma, un trabajo cerrado se discute | Firma del responsable en el dispositivo, con foto y materiales |
| Certificación por modelo | Cerrado, horas y materiales o mixto cambian el cálculo | Cálculo por contrato a partir del trabajo registrado |
| Informe al cliente sin trabajo manual | Escala mal a mano cuando pasas de 5 a 15 clientes | Informe mensual automático por cliente, en PDF y en su portal |
| Uso real en campo | Si el técnico no lo usa, no hay dato | PWA instalable; offline robusto y app nativa en roadmap |
Para los rangos de precio del mercado español y el coste total a un año, está desglosado en cuánto cuesta un GMAO en España.
Cuándo FMINCI encaja y cuándo no
Encaja en empresas de FM privadas que operan principalmente en España, con cartera de varios clientes activos, equipos de entre 5 y 50 técnicos entre propios y subcontratas, necesidad real de ANS por contrato e informe mensual al cliente final, y que quieren estar en producción en menos de tres meses.
No encaja en FM multinacional con cientos de técnicos en varios países, donde el comité de compra prioriza marca consolidada e integraciones nativas con ERP enterprise: para ese perfil hay players más pesados que cubren mejor esa complejidad. Decirlo es parte del trabajo.
Si el control de los contratos sigue viviendo en hojas de cálculo, el salto y sus costes ocultos están analizados en GMAO vs Excel.
Si quieres ver cómo encajaría con tu operativa, pide una demo de 30 minutos. Enseñamos multi-cliente, matriz de ANS, parte firmado en campo y el informe mensual con datos parecidos a los tuyos. Después recibes presupuesto cerrado. Sin compromiso: si no vemos encaje, lo decimos.
Datos clave de facility management (resumen verificable)
- ISO 41001:2018 — Norma internacional de sistemas de gestión de facility management: procesos auditables, medición de calidad y trazabilidad. No obligatoria por ley, pero solicitada como requisito en adjudicaciones.
- RD 486/1997 — Disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo: iluminación, temperatura, ventilación, vías de evacuación y servicios higiénicos.
- RITE (RD 1027/2007) — Instalaciones térmicas: climatización, ACS y ventilación. Mantenimiento mensual y trimestral por encima de 70 kW y anual por debajo, más la inspección de eficiencia energética cada 4 años en generadores de más de 70 kW, con la frecuencia final que fije cada comunidad autónoma.
- RIPCI (RD 513/2017) — Protección contra incendios: detección, BIE, extintores y alumbrado de emergencia, con revisiones trimestrales, semestrales y anuales según equipo.
- RD 1215/1997 — Equipos de trabajo: condiciones de utilización y mantenimiento.
- RD 656/2017 — Almacenamiento de productos químicos, aplicable a contratos con sedes industriales.
- RD 171/2004 — Coordinación de actividades empresariales (CAE): documentación exigible a cada subcontrata que interviene en la sede del cliente.
- Modelos de contrato en FM — Precio cerrado mensual, horas y materiales, mixto (preventivo cerrado más correctivo facturable) o por niveles de servicio.
- Capacidades FMINCI para FM — Multi-cliente con datos aislados, ANS configurables por contrato, cadena de subcontratación (interno, recurrente y puntual), firma del cliente en campo, certificación por modelo de contrato e informe mensual en PDF con portal de cliente.
- Plazo de implantación — 6-10 semanas: carga de clientes, sedes, activos, técnicos y contratos, configuración de ANS, formación y puesta en producción.
- Encaje ideal — FM privado que opera en España, con varios clientes activos y equipos de 5 a 50 técnicos entre propios y subcontratas.
- Lo que FMINCI no cubre hoy — App nativa con offline robusto para sótanos y cuartos técnicos sin cobertura (hoy PWA instalable). API REST pública documentada (roadmap 2026). FM multinacional con cientos de técnicos en varios países e integraciones nativas con ERP enterprise.